学习之余经常要用Microsoft Office Word等工具来处理报告和文档。在处理的过程中可能有老师奇奇怪怪的批注，吹毛求疵的格式要求，以及参考文献的需要等等，这时Word中的几个简单的工具就可以大大提升你的办公效率

审阅

Word文档可能像代码一样加上注释，如果想要对别人的文档进行锐评该怎么办？这时一套审阅工具就派上用场。

在上方菜单栏的审阅或Review即可找到它。其中最有用的有两种工具：

批注

功能：对他人的创作给出评论而不修改文档内容，并能在审阅菜单与菜单中审阅窗格工具下快速定位

使用：

• 选中要批注的文字内容，在审阅菜单中选择新建批注工具，或直接右键来新建批注
• 已有的批注在Word等工具中还能在批注上回复与交流

查看：

• 在审阅菜单中，可以快速跳转上一条和下一条
• 可以开启或关闭显示批注来方便自己的使用
• 当批注失效后也可以删除，或者删除文档中的所有批注

修订

功能：对他人的文档直接进行修改，但对修改痕迹留下明显的标识，并能在审阅菜单与审阅窗格下快速定位

使用：

• 在审阅菜单中单击修订进入修订状态，所有改动都会记录并标识
• 可在修订工具栏中进一步定制

查看：

• 在审阅菜单中，更改类工具的上一处、下一处可以快速跳转修订与批注来进行查看
• 接受工具可以对当前选中的修订去掉标记与记录，接受文档内容的这处改动
• 拒绝工具同样可以去掉标记与记录，并将改动前的内容还原

除了上面的两个工具，Word还可以进行简单的“版本管理”

比较

• 比较两个文档有什么差异
• 合并多个作者的修订到一个文档

编号列表与交叉引用

在文章中经常要加入自己的参考文献，如果对照着参考文献的编号去后面挨个找比较麻烦，这时编号列表与交叉引用就可以派上用场。

交叉引用实质上是一种链接，相比传统的超链接，它能更灵活的定位到文档中的编号列表等位置。

在插入菜单中的链接工具栏可以找到这几种链接工具，其中前两种最为常用：

链接

在Word中，对传统意义上的超链接进行了扩展，链接可以指向这些地方：

• 本地的文件位置（疑似绝对地址，不常用）
• WEB上的URL
• 文档中文档顶端、标题、书签一级的位置
• 电子邮件（本质还是URL）

但是就像从前的超链接一样，插入的链接会带上显眼的颜色，访问的更是如此，调整格式也无济于事，影响文档美观

交叉引用

链接最低也就定位到标题级，但后面的样式一节中会讲到标题的局限性，不能在所有引用的地方都上标题，因而交叉引用就能在文档内以更细的粒度进行链接

交叉引用的几个要素：

• 引用类型

  对应了文档中不同粒度的内容，小到图、表、编号项，大到标题、脚注，都可以进行引用

• 引用内容

  • 在参考文献这种情境中，需要引用的只是编号，因而可以直接选择段落编号（无上下文），干净又卫生
  • 在图表等情景中，就需要带上完整的上下文了，引用也会比较规范严谨

• 插入为超链接的开关

• 引用的具体项

和链接相配合，就可以对各种不同粒度的内容进行引用了，同样是按Ctrl进行跳转，Alt+LeftArrow返回

注意：交叉引用虽然名字带交叉，但引用的内容更新后，交叉引用并不会自动更新，只是会指向原位置

书签

书签使用较少，可以理解为在光标处加入隐形的标题，从而不影响文章的布局而又可以用链接、交叉引用或书签工具进行定位

编号列表

开始菜单里面的段落工具栏中可以找到，有项目符号、编号、多级列表等多种类型，它们可以在回车另起一段的时候自动为段落加上列表格式

• 项目符号：相当于markdown里面不加层次的无序列表，也就是每段前面一个小圆点

• 编号：比较常用，相当于markdown里面不加层次的有序列表，参考文献前面的编号也属于这种类型

• 多级列表：相当于markdown里面加入层次的有序列表

值得注意的是，这些列表项都可以在工具栏中自定义，还可以右键调整列表的缩进与有序列表的具体编号值

样式

当文档的格式要求过于繁多的时候，开始菜单栏中的样式工具就能成为救星

功能：样式规定了一种统一的格式，文档中的每个字总是对应到唯一的样式，从而能统一管理格式

使用：

• 在下拉菜单中可以创建样式，甚至进行修改来进一步修改格式
• 当文档中某种样式的内容修改后，也可以直接右键来更新这种样式到整个文档

样式与标题：

• 标题是一种特殊的样式，它能被很方便的链接或导航，一般独占一行
• 样式中有很多默认的标题，需要注意它们的多级顺序
• 也可以在创建样式时选择样式基准是第几级标题

如果样式基于标题，就可以在视图菜单中勾选导航窗格来快速在多级标题之间跳转